Có nơi 49 cán bộ phục vụ hơn 66.000 dân, đảm đương nhiệm vụ tương đương nhiều sở ngành cấp tỉnh trước đây, trong điều kiện thiếu cán bộ am hiểu chuyên môn sâu về y tế, giáo dục, đất đai...
Tình trạng chính quyền xã quá tải là một trong những nguyên nhân khiến mức độ hài lòng với khả năng xử lý thủ tục của công chức vẫn chưa đạt, mặc dù đa số người dân hưởng ứng đồng thuận việc chuyển sang mô hình chính quyền 2 cấp.
Thực tế này được phản ánh khi khảo sát gần 5.000 người dân trên toàn quốc, được công bố trong Báo cáo Đánh giá nhanh thực trạng cung ứng dịch vụ công trong bối cảnh chính quyền địa phương 2 cấp, do Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh và Viện Nghiên cứu Phát triển Mekong (MDRI) phối hợp thực hiện từ tháng 1 đến tháng 3/2026.
Với các thủ tục hành chính cấp xã, nhiều người dân vẫn phải đi lại nhiều lần, tới nhiều "cửa" hay gặp nhiều người trong chính quyền mới hoàn thành thủ tục, thay vì cơ chế "một cửa" thực thụ. Trong đó, thủ tục đất đai là lĩnh vực còn vướng mắc nhất với 29% người dân không được trả kết quả đúng hẹn. Khoảng 26% người dân vẫn phải qua "nhiều cửa" và 12% nhờ đến trung gian để làm xong thủ tục.
Phân tích từ nghiên cứu điển hình tại Bắc Ninh và Hưng Yên chỉ ra nguyên nhân gốc rễ là tình trạng quá tải chức năng khi cán bộ xã phải xử lý đa ngành, đa lĩnh vực. Bộ máy nhiều nơi còn lắp ghép cơ học, vừa thừa nhân sự, vừa thiếu người có chuyên môn sâu; số cán bộ có mặt tại một số địa phương thấp hơn biên chế được giao.
Công chức Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội chi nhánh số 3 hướng dẫn người dân sử dụng dịch vụ công. Ảnh: Trọng Đạt
Tại tọa đàm giới thiệu về báo cáo, TS Vũ Thái Hạnh - Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, thành viên nhóm nghiên cứu, nhận định mô hình chính quyền địa phương 2 cấp đã làm thay đổi căn bản "logic vận hành" của hệ thống quản trị địa phương, kéo theo sự dịch chuyển đồng thời nhưng chưa đồng đều của bốn trụ cột là cơ chế chính sách, nguồn nhân lực, hạ tầng kỹ thuật, tài chính - ngân sách.
Trong đó, thể chế, chính sách mới chủ yếu "tái phân bổ thẩm quyền" hơn là "tái thiết kế quy trình". Nói cách khác, quyền hạn đã được chuyển giao nhanh hơn so với tốc độ chuẩn hóa các quy trình nội bộ tương ứng, tạo ra một khoảng cách trong thực thi.
"Trong khi thủ tục hành chính dường như được đơn giản hóa cho người dân, thì các thủ tục xử lý nội bộ của cán bộ lại trở nên phức tạp, mất thời gian hơn do thiếu chuẩn hóa, thiếu liên thông và thiếu hướng dẫn chi tiết", TS. Vũ Thái Hạnh cho biết.
Do "quá tải chức năng", cán bộ, công chức cấp xã đang gặp áp lực lớn. Một Phó chủ tịch phường ở Bắc Ninh cho biết, phường có 49 cán bộ phục vụ cho hơn 66.000 dân, tương ứng mỗi cán bộ phục vụ khoảng 1.347 dân. Phòng Văn hóa - Xã hội có khoảng 12 nhân sự nhưng phải đảm đương khối lượng công việc tương đương chức năng, nhiệm vụ của 6 sở, ngành cấp tỉnh, bao gồm nhiều lĩnh vực chuyên sâu. Tương tự, Phòng Kinh tế phải thực hiện khối lượng nhiệm vụ bằng bốn sở, ngành cấp tỉnh trước đây.
"Hệ quả là hiệu quả cung ứng dịch vụ công phải phụ thuộc rất lớn vào năng lực cá nhân và tính linh hoạt của từng cán bộ, thay vì được bảo đảm bởi một hệ thống quy trình ổn định và có thể dự đoán", nhóm nghiên cứu nhận định.
Chưa kể, dữ liệu hiện vẫn còn phân mảnh, chưa được số hóa đầy đủ, chưa có sự liên thông giữa các hệ thống, dẫn đến việc một cán bộ xã hiện phải thao tác trên nhiều phần mềm khác nhau của các bộ, ngành. Người dân cũng phải khai báo quá nhiều trường thông tin trùng lặp (chẳng hạn trong lĩnh vực hộ tịch), khiến cán bộ cấp xã nhiều khi phải làm thay hoàn toàn cho công dân trên máy tính.
"Công nghệ không những chưa giải quyết được các điểm nghẽn mà đôi khi còn làm phát sinh các tầng trung gian mới, khiến cán bộ, công chức vất vả hơn", TS. Vũ Thái Hạnh cho biết.
Nhóm nghiên cứu đề xuất, ở cấp địa phương, cần chuẩn hóa quy trình xử lý hồ sơ trong quyền hạn cho phép, phân công lại nhiệm vụ theo hướng rõ trách nhiệm cá nhân, tăng cường phối hợp liên bộ phận, thiết lập cơ chế điều phối linh hoạt theo khối lượng công việc và nhân sự thực tế.
Bên cạnh đó, cần chủ động đào tạo theo nhu cầu thực tiễn, đặc biệt là kỹ năng xử lý đa lĩnh vực, kỹ năng số và giải quyết tình huống, phản ánh đúng yêu cầu mới đối với cán bộ cấp cơ sở.
Đồng thời, chính phủ cần hỗ trợ tài chính - ngân sách có mục tiêu; cải cách tiền lương theo vị trí việc làm; bộ, ngành Trung ương cần chuyển từ quản lý biên chế sang quản trị nguồn nhân lực, thiết kế cơ chế phân bổ biên chế linh hoạt theo khối lượng công việc thực tế của từng địa phương;...