Bạn đã bao giờ ngồi trong văn phòng, nhìn chằm chằm vào màn hình máy tính, định làm gì đó nhưng lại không gõ được một dòng nào, tiếng nói chuyện phía sau, tiếng điện thoại bên cạnh, tiếng người đi lại liên tục... khiến bạn mất mạch suy nghĩ? Đó có lẽ là cảm giác quen thuộc của rất nhiều người làm việc trong văn phòng chung.
Hiện nay, nhiều công ty ở Việt Nam và trên thế giới có văn phòng được thiết kế theo không gian mở. Thay vì làm việc trong các phòng riêng hay các ô có vách ngăn, nhân viên văn phòng giờ đây thường ngồi ngay cạnh đồng nghiệp của mình ở những dãy bàn được kê san sát nhau trong một không gian chung rộng lớn.
Một văn phòng tại Việt Nam. Ảnh: Thu Hường.
Một không gian như vậy có thực sự thúc đẩy hiệu quả làm việc của người lao động không?
Câu trả lời dường như là không. Hiện nay, ngày càng có nhiều nghiên cứu xác nhận điều mà không ít người đã nghi ngờ: không gian mở khiến não của chúng ta phải làm việc vất vả hơn so với phòng làm việc riêng.
"Căng não" để loại bỏ xao nhãng
Trong một nghiên cứu được công bố gần đây, các nhà khoa học tại Đại học Bách Khoa Valencia và Đại học Cadiz (Tây Ban Nha) đã trang bị cho 26 người (độ tuổi từ khoảng 25 đến hơn 60) các thiết bị đo điện não đồ (EEG) không dây. EEG có thể đo mức độ hoạt động của não bằng cách theo dõi tín hiệu điện thông qua các cảm biến đặt trên da đầu.
Những người tham gia được yêu cầu thực hiện các nhiệm vụ mô phỏng công việc văn phòng, như theo dõi thông báo, đọc và trả lời email, cũng như ghi nhớ và nhắc lại danh sách các từ.
Mỗi người tham gia được theo dõi khi thực hiện các nhiệm vụ này trong hai môi trường khác nhau: một không gian làm việc mở với đồng nghiệp ở gần, và một "buồng làm việc" nhỏ khép kín, có vách kính trong suốt ở một phía.
Các nhà nghiên cứu tập trung vào vùng thùy trán của não bộ - khu vực chịu trách nhiệm cho khả năng chú ý, tập trung và lọc bỏ yếu tố gây xao nhãng - và đo các loại sóng não khác nhau.
Theo giải thích của nhà thần kinh học Susan Hillier, các sóng não khác nhau cho chúng ta biết các trạng thái tinh thần khác nhau:
- "Gamma" liên quan đến các trạng thái hoặc nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung cao độ.
- "Beta" liên quan đến mức độ lo lắng cao hơn và trạng thái hoạt động tích cực hơn, với sự chú ý thường hướng ra bên ngoài.
- "Alpha" gắn liền với trạng thái thư giãn tuyệt đối và sự chú ý thụ động (chẳng hạn như lắng nghe một cách yên lặng mà không tham gia vào bất kỳ hoạt động nào).
- "Theta" liên quan đến sự thư giãn sâu và tập trung vào nội tâm.
- "Delta" liên quan đến giấc ngủ sâu.
Sóng não được chia thành năm loại bước sóng khác nhau. Ảnh: Shutterstock
Nghiên cứu tại Tây Ban Nha cho thấy có những mô hình sóng não hoàn toàn trái ngược nhau khi người tham gia thực hiện cùng một nhiệm vụ ở trong không gian làm việc khép kín và khi ở không gian làm việc mở.
Trong không gian "buồng làm việc", nghiên cứu cho thấy sóng beta - liên quan đến xử lý tinh thần chủ động - giảm đáng kể trong suốt quá trình thí nghiệm. Bên cạnh đó, sóng alpha (gắn với sự chú ý thụ động) và mức độ hoạt động tổng thể ở vùng thùy trán của não cũng giảm.
Điều này cho thấy trong không gian riêng tư, não bộ của con người cần ít nỗ lực hơn để duy trì cùng một khối lượng công việc.
Ngược lại, trong môi trường văn phòng không gian mở, kết quả hoàn toàn trái ngược.
Sóng gamma - liên quan đến việc xử lý nhận thức phức tạp - tăng đều đặn theo thời gian. Sóng theta - phản ánh cả trí nhớ làm việc và mức độ mệt mỏi tinh thần - cũng tăng lên. Không chỉ vậy, hai chỉ số quan trọng khác cũng tăng đáng kể, đó là: sự hưng phấn (mức độ tỉnh táo và "hoạt động" của não), và sự tham gia (mức độ não phải bỏ công sức để làm việc).
Nói cách khác, trong văn phòng mở, não của con người phải làm việc nhiều hơn để duy trì hiệu suất công việc.
Ngay cả khi chúng ta cố gắng phớt lờ những yếu tố gây xao nhãng, não vẫn phải tiêu tốn năng lượng để lọc bỏ chúng.
Trong khi đó, buồng làm việc kín giúp loại bỏ phần lớn tiếng ồn xung quanh và các kích thích thị giác, giúp cho não hoạt động hiệu quả hơn.
Các nhà nghiên cứu cũng nhận thấy mức độ biến thiên lớn hơn nhiều trong văn phòng mở: có người có hoạt động não tăng mạnh, trong khi người khác chỉ thay đổi nhẹ. Điều này cho thấy mỗi người có cảm nhận mức độ gây xao nhãng khác nhau trong không gian mở.
Dù chỉ có 26 người tham gia - một quy mô khá nhỏ - nhưng kết quả của nghiên cứu mới này tương đồng với rất nhiều nghiên cứu khác trong suốt thập kỷ qua.
Những nghiên cứu trước đây đã chỉ ra điều gì?
Trong một nghiên cứu năm 2021, PGS. TS Libby Elizabeth Sander - Giám đốc chương trình MBA & Phó giáo sư về Hành vi Tổ chức tại Trường Kinh doanh Bond, Đại học Bond (Úc) và các đồng nghiệp đã phát hiện mối quan hệ nhân quả rõ ràng giữa tiếng ồn trong văn phòng không gian mở và căng thẳng sinh lý. Nghiên cứu trên 43 người tham gia trong điều kiện kiểm soát - sử dụng nhịp tim, độ dẫn điện da và công nghệ AI nhận diện cảm xúc khuôn mặt - cho thấy tâm trạng tiêu cực tăng 25% và căng thẳng sinh lý tăng 34% trong văn phòng mở.
Một nghiên cứu khác chỉ ra rằng các cuộc trò chuyện xung quanh và môi trường ồn ào có thể làm suy giảm hiệu suất làm việc, đồng thời làm tăng mức độ xao nhãng của người lao động.
Ngoài ra, một phân tích năm 2013 trên hơn 42.000 nhân viên văn phòng tại Mỹ, Phần Lan, Canada và Úc cũng cho thấy những người làm việc trong không gian mở ít hài lòng hơn với môi trường làm việc so với những người làm việc trong phòng riêng. Nguyên nhân của điều này chủ yếu là do tiếng ồn gia tăng và khó kiểm soát cũng như thiếu sự riêng tư trong không gian văn phòng chung.
Chưa kể đến, các nghiên cứu trên quy mô lớn với nhân viên tại các công ty đa quốc gia chỉ ra, tương tác trực tiếp giảm tới 70% khi chuyển sang văn phòng mở. Vì thiếu sự riêng tư, mọi người chuyển sang email và nhắn tin để làm việc. Nghịch lý là sự hợp tác - thứ mà văn phòng mở được kỳ vọng sẽ thúc đẩy - lại có thể bị "bóp nghẹt" bởi thiết kế không phù hợp cho tất cả mọi người.
"Việc thiếu những không gian yên tĩnh khiến nơi làm việc dễ trở thành chỗ gây căng thẳng hơn là giúp chúng ta làm việc hiệu quả", GS. TS Ludmila N. Praslova (Đại học Vanguard ở Nam California, Mỹ) cho biết trong bài viết trên Psychology Today.
Với những người nhạy cảm với âm thanh, chẳng hạn như người mắc chứng tự kỷ hoặc rối loạn tăng động giảm chú ý ADHD, tiếng ồn trong văn phòng mở không chỉ gây khó chịu mà còn gây ảnh hưởng nghiêm trọng. Các nghiên cứu trước đây đã cho thấy não của những người này gặp khó khăn khi phải xử lý quá nhiều kích thích cùng lúc.
"Cũng giống như những chiếc ghế có thiết kế không phù hợp khiến người ngồi bị đau mỏi cơ thể, thiết kế không gian làm việc cũng có thể dẫn đến căng thẳng nhận thức - điều mà các nghiên cứu suốt nhiều năm qua đều đã chỉ ra", PGS Libby Elizabeth Sander viết trong bài báo trên The Conversation.
Chúng ta có thể làm gì?
Khả năng tập trung cao độ mà không bị gián đoạn hay xao nhãng là một yêu cầu cốt lõi của các công việc hiện đại đòi hỏi tri thức.
Tuy nhiên, "khi xây dựng văn phòng làm việc, các cty đã không đánh giá đúng mức việc thiết kế không gian để làm việc không bị gián đoạn"", PGS Libby Elizabeth Sander cho biết. "Việc tạo ra các khu vực khác nhau để nhân viên có thể lựa chọn môi trường phù hợp với từng nhiệm vụ được giao là điều rất quan trọng".
Chẳng hạn, LinkedIn đã thiết kế lại văn phòng chủ lực của mình tại San Francisco, trong đó công ty này đã giảm một nửa số bàn làm việc trong khu vực không gian mở, đồng thời thử nghiệm 75 kiểu không gian làm việc khác nhau, bao gồm các khu vực yên tĩnh để tập trung làm việc.
Đối với các tổ chức muốn bảo vệ "sức khỏe não bộ" của nhân viên, có thể cân nhắc một số giải pháp thực tế như: Thiết lập các khu vực làm việc khác nhau; xử lý âm thanh và sử dụng công nghệ che chắn tiếng ồn; bố trí các vách ngăn hợp lý để giảm xao nhãng về thị giác và thính giác.
Theo PGS Libby Elizabeth Sander, mặc dù việc bổ sung các giải pháp này có thể tốn kém hơn so với mô hình văn phòng mở ban đầu, nhưng nó sẽ đem lại hiệu quả về lâu dài. "Các nghiên cứu đã cho thấy một thiết kế văn phòng tồi có thể gây ra những tổn thất ngầm lớn về năng suất, sức khỏe và khả năng ‘giữ chân’ nhân viên", PGS Libby Elizabeth Sander cho biết.
"Việc cho nhân viên được lựa chọn mức độ tiếp xúc với tiếng ồn và sự gián đoạn khi làm việc không phải là điều xa xỉ. Muốn nhân viên làm việc hiệu quả hơn mà không làm cho não của họ bị quá tải thì phải có một không gian văn phòng với thiết kế phù hợp", bà nhận định.
Kim Dung tổng hợp
---
Nguồn:
Why your brain has to work harder in an open‑plan office than private offices: study, The Conversation, https://theconversation.com/why-your-brain-has-to-work-harder-in-an-open-plan-office-than-private-offices-study-274946
Why Open Offices Don’t Work, Psychology Today, https://www.psychologytoday.com/us/blog/positively-different/202411/why-open-offices-dont-work