Chuyển sang quản lí theo dự án
Trong hệ thống của chúng ta hiện nay, việc quản lí hầu hết được thực hiện theo kiểu hành chính, có nghĩa là có một trung tâm điều khiển trong mỗi tổ chức, quyết định toàn thể mọi cách hoạt động của các bộ phận khác thông qua chỉ thị, nghị quyết, qui định, qui chế, luật lệ. Đặc trưng chính của quản lí hành chính là sáng tạo và quyền hành tập trung ở cấp lãnh đạo, cấp nhân viên chỉ là thừa hành. Hình thức này có một số cải tiến với cơ chế tham mưu, tư vấn cho phép sáng tạo từ các cấp dưới được đệ trình để cấp trên chấp thuận, duyệt y, khi cấp trên không đủ sức sáng tạo nhận diện vấn đề mới. Nhưng rõ ràng nếu lãnh đạo cấp trên không sáng suốt thì sáng tạo cấp dưới khó mà có được sự chấp nhận kịp thời. Đặc biệt trong quản lí hành chính tính hiệu quả cũng như sự thích ứng của tổ chức với môi trường không được coi trọng bằng việc chấp hành các luật lệ, qui định đã có.
Sự phát triển của kinh tế xã hội ngày nay biến chuyển nhanh do tác động của tiến bộ khoa học, công nghệ tạo ra sức ép mới buộc phần lớn các công ty và tổ chức lớn trên thế giới dần chuyển sang cách quản lí theo các dự án để thích ứng được với tình thế biến động thường xuyên.
Quản lí theo dự án là quản lí việc đưa các yếu tố mới vào trong tổ chức, thực hiện trong một thời gian xác định với nguồn kinh phí xác định và đạt mục tiêu xác định. Quản lí theo dự án là cách thức để phát huy tiềm năng sáng tạo trong toàn thể tổ chức, là hình thức quản lí đối lập với cách quản lí hành chính vốn dồn sự sáng tạo và điều khiển cho cấp lãnh đạo cao nhất. Để quản lí theo dự án được thực hiện đúng nghĩa của nó, cần phải có cơ chế mới cho cách quản lí này: nhóm dự án hoàn toàn tự chủ việc định hướng chiến lược, thiết lập qui trình làm việc, tuyển chọn chuyên gia, đảm bảo chất lượng… Điều này không thể tự nhiên có được trong cách quản lí hành chính cũ, nếu nó không được những người lãnh đạo sáng suốt tạo hoàn cảnh pháp lý thuận lợi cho sự phát triển.
Quản lí dự án không chỉ để đưa vào tổ chức các yếu tố mới, các sản phẩm mới và dịch vụ mới, mà nó còn là cơ sở để đưa vào thực tế các qui trình làm việc mới, đi kèm với các sản phẩm và dịch vụ mới, do đó đưa những thay đổi, cải tổ vào toàn bộ tổ chức. Qui trình làm việc mới một khi được chính thức thể chế hoá thì sẽ trở thành những cách tổ chức và làm việc mới của mọi cơ quan. Điều này chính là khả năng lớn của quản lí dự án để thích ứng với hoàn cảnh biến động, vượt qua yếu tố trì trệ của quản lí hành chính. Và cũng chính vì tính năng động linh hoạt của quản lí dự án mà nó mở đường cho những phát triển tiếp của quản lí theo qui trình, quản lí tri thức.
Như vậy mọi việc vạch kế hoạch chiến lược, xây dựng qui trình thực hiện, lựa chọn người đủ tri thức chuyên gia vào các tổ dự án, đảm bảo chất lượng…, trước do cấp trên độc quyền quản lí, nay phải được chuyển giao cho các nhóm chuyên gia hàng đầu của tổ chức thực hiện trong quản lí theo dự án. Vai trò lãnh đạo toàn diện tổ chức từ một nhóm lãnh đạo của quản lí hành chính nay được chuyển sang cho nhiều nhóm lãnh đạo theo quản lí dự án, những nhóm chuyên gia có đủ tri thức và năng lực thích ứng với hoàn cảnh mới. Sức sáng tạo của toàn tổ chức do vậy được khai thác và phát huy tối đa. Và hơn nữa, sức sáng tạo đó cũng không còn bị hạn chế riêng trong từng tổ chức mà nay có thể huy động sức sáng tạo trên toàn cầu cho từng dự án.
Với sự phát triển và phổ cập của Internet, đã hình thành kho tri thức của toàn nhân loại, kho tri thức tường minh tích lũy trong các máy tính, và kho tri thức ngầm ẩn trong đầu mọi người đang làm việc trên mạng máy tính. Vì vậy quản lí theo dự án ngày nay còn được hỗ trợ bởi tri thức toàn cầu và sự cộng tác của các chuyên gia tri thức trên toàn cầu. Việc quản lí dự án thực tế không bị hạn chế bởi giới hạn của từng tổ chức riêng lẻ mà có khả năng xâu chuỗi hoạt động của nhiều chuyên gia hàng đầu trên thế giới.
Việc chuyển từ quản lý hành chính sang quản lí dự án đã trở thành một yêu cầu tất yếu của thời đại mới. Vì vậy nó cần được từng bước thực hiện trong lộ trình cải tổ bộ máy quản lý hoạt động kinh tế-xã hội của nước ta.
